Dopady ekonomické krize na prioritizaci IT projektů

Téma semestrální práce:

Dopady ekonomické krize na prioritizaci IT projektů

podrobná osnova

 

1. cíle a způsob jejich dosažení

Práce bude zaměřena primárně na dva způsoby získání benefitů ze zpomalení ekonomiky - revize současných kontraktů a využití levnějších zdrojů ke zrychlené realizaci projektů.

Definice využití krize k revizi současných kontraktů a servisních smluv, které IT segment uzavřel v předchozích obdobích

• Zaměření práce na rozbor nákladů IT oddělení organizace v rozdělení na interní a externí

• Vytvoření srovnání priorit jednotlivých složek nákladů s důrazem na jejich vliv k dalšímu vývoji firmy

• Vytvoření matice za využití multikriteriální analýzy k vytipování vhodných kandidátů k omezení spotřeby finančních a lidských zdrojů

Popis rizik, přínosů a důsledků zrychlené realizace projektů plánovaných do delších časových období

• Vytipování kritických projektů pro další rozvoj organizace

• Popis faktorů pro ovlivnění sponzorů projektů za použití finanční a GAP analýzy

• Navržení způsobu realizace zvolených projektů za použití Radical project managementu s důrazem na rychlost a kvalitu dodaného řešení při použití zvýšeného počtu zdrojů

2. Analýza světové literatury k danému tématu
Literatura k tomuto tématu jako takovému se hledá velmi těžko, protože i když existuje mnoho přístupů ke zrychlenému mj. IT vývoji, ne příliš mnoho zdrojů zmiňuje využití nejistého období ekonomického útlumu k využití úspor dočasně nižších cen k revizi současných kontraktů a ke zvýšené prioritizaci mission critical projektů, které mohou zásadně ovlivnit fungování organizace, popř. jí zabezpečit alespoň současnou pozici na trhu s využitím GAP analýzy [1] za předpokladu, že se podobným směrem vydají i konkurenční organizace.
Existuje však několik zdrojů od systémových integrátorů jako je například SAP [8], kteří doporučují plánovat projekty s důrazem na použití finančních analýz v každém kroku příprav prací, definicí projektových milestonů a ovlivňování business sponzorů. V dalších fázích definují přechod od krátkodobých quick wins až k implementaci větších celků, vždy však s důrazem na finanční reporting dosažených výsledků s cílem využít získaných zkušeností v opakovatelných fázích dalšího vývoje.
Toto se jeví jako velmi přínosné zvláště za použití Radical Project Managementu, který mj. popisuje Prentic Hall [2], kdy dochází k rozdělení i relativně velkých projektových celků do menších subdodávek s přímou participací business vlastníků vyvíjených oblastí [3]. Zároveň tento přístup dokáže efektivně držet evidenci change managementu ohrožujícího dodávku původně specifikovaného zadání a jeho realizace ne až po skončení vývoje, ale v jeho průběhu. Ve spojení s detailním finančním reportingem je pak zabezpečeno přímé sledování vývoje nákladů pro odpovědné sponzory.
Nezanedbatelný faktor zmiňují i čeští autoři Libor Gála a Jan Pour [5] - schopnost IT v organizacích nejen dodat ucelené řešení, ale dát firmám prostor k budování vlastního know-how použitelného i v následujících obdobích. Tento přístup je doplněn nejen zdokonalením dodávek IT funkcionalit – v požadovaném scope za dodržení nákladů, ale také odhadem poteciálních rizik [6] od úrovní executive managementu, auditu a regulátorů až po vlastní operativu.

Samostatnou kapitolou úspory nákladů a zrychlené prioritizace projektů je způsob ovlivňování vnitřního a vnějšího okolí IT sektoru organizace, resp. definice aktorů v těchto prostředích, kteří mohou samotnou realizaci velkou měrou ovlivnit. Za zmínku stojí vydefinování tzn. Tipping points autor; Sarrah Harries a Petera Harrisona [7], kteří kladou velký důraz právě na komunikaci s těmito činiteli.

3. Vlastní příspěvek k řešení

Vymezení nákladů IT oddělení organizace s analýzou priorit jejich složek

• interní náklady – revize stávajících procesů a optimalizace využití zdrojů (lidských i HW a SW)

• externí náklady – postup revize stávajících kontraktů s důrazem na aktuálnost finančních toků a nutnosti využívat objednané služby

Prioritizace projektů (činnosti Project management office)

• vytipování činností kriticky důležitých pro další chod firmy

• způsob ovlivnění aktorů (sponzorů) majících vliv na iniciaci projektových prací

Použití konceptu finančního controllingu

• nastavení metrik pro sledování využívání spotřebovávaných služeb

• nastavení metrik pro kontrolu průběhu projektů

• způsob hodnocení projektů po jejich dodání, popř. vymezení milestonů v rámci menších celků, které poslouží k revizi plnění/spotřeby finančních ukazatelů již v rámci běhu projektových aktivit

Mnoho teoretických přístupů se soustředí na samotné metodologie bez uvedení reálných příkladů a zároveň nedávají IT managementu do rukou argumenty pro prosazení navrhovaných změn.

4. Závěry

Práce poslouží jako postup pro organizace zabývajících se IT vývojem k redukci nákladů na běh IT oddělení a k dodávkám nových funkcionalit umožňujícím reagovat na nové příležitosti na trhu.

Důraz bude kladen nejen na teoretický přístup k vymezení metodologie samotného postupu, ale i na sledování finančních ukazatelů, které jsou zvláště v současné době velmi aktuální a v mnoha případech rozhodují o realizaci bez ohledu na samotný přínos chystaných změn.

Mimo to práce otevře mnohdy opomíjenou otázku oprávněnosti nákladů plynoucích ze stávajících kontraktů.

5. Seznam použité literatury:

[1] Wiley - Strategic planning for project management using a project management maturity model, ISBN 0-471-40039-4
[2] Prentice Hall - Radical Project Management, ISBN 0-13-009486-2
Články:
[3] Scrum development 2009 http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_(development)
[4] Berezin, V.:Fast & Dead: V budoucnu budou existovat dva druhy společností - rychlé a mrtvé [10.6.2009] http://businessworld.cz/business-rizeni-podniku/Fast-&-Dead-V-budoucnu-budou-existovat-dva-druhy-spolecnosti-rychle-a-mrtve-4694
[5] Gála, L., Pour, J.: Jak nejlépe integrovat informační systémy [17.10.07] http://businessworld.cz/soa-a-eai/jak-nejlepe-integrovat-informacni-systemy-2671
[6] IT Governance Institute: Enterprise Risk: Identify, Govern and Manage IT Risk
http://www.isaca.org/AMTemplate.cfm?Section=Deliverables&Template=/ContentManagement/ContentDisplay.cfm&ContentID=47967
[7] Harries, S., Herrison, P.: Recognising the Need for Val IT: Identifying Tipping Points for Value Management
http://www.isaca.org/AMTemplate.cfm?Section=Val_IT1&Template=/ContentManagement/ContentDisplay.cfm&ContentID=49732
[8] SAP Whitepaper: IMPROVING INTERCOMPANY RECONCILIATION FOR A FASTER CLOSE - DRIVING FINANCIAL EXCELLENCE
http://research.pcpro.co.uk/viewer/viewDocument.do?accessId=9785682
[9] Reuters: Gulf Arabs could speed up projects as costs fall
http://www.reuters.com/article/MiddleEastInvestment08/idUSTRE4A536120081106